Comment préparer son cahier des charges pour un recrutement efficace ?

Véritable outil qui guide l'ensemble du processus de recrutement, ce document de référence détermine en grande partie la qualité des profils identifiés et la réalisation du projet.

Que vous fassiez appel à un cabinet de recrutement ou que vous le gériez en interne avec votre équipe, un cahier des charges bien structuré permet d'optimiser vos chances de dénicher le candidat idéal. 

Comprendre l'importance du cahier des charges, maîtriser la méthodologie et éviter les écueils classiques : voici les clés pour élaborer un cahier des charges qui fera la différence !

L'importance du cahier des charges dans votre projet de recrutement

Clarifier les attentes et définir les objectifs

Un cahier des charges comme référence bien conçu sert avant tout de base commune entre toutes les parties prenantes du processus. Il évite les divergences d'interprétation qui peuvent survenir entre la direction, les RH et les managers opérationnels. Cette harmonisation des attentes constitue un prérequis essentiel pour mener à bien tout projet de recrutement et faciliter la mise en œuvre.

Selon une étude de l'APEC de 2023, 67% des échecs de recrutement sont imputables à un manque de clarté dans l'expression du besoin initial. Un cahier des charges standard permet de réduire considérablement ce risque en explicitant dès le départ les compétences recherchées, le contexte organisationnel et les enjeux stratégiques du poste.

Optimiser la gestion des ressources humaines et le budget

Pour votre équipe de projet, disposer d'un cahier des charges fonctionnel transforme radicalement l'approche de sourcing.

"Un bon cahier des charges nous permet de cibler avec précision nos recherches et d'optimiser le temps de chacun", explique Julie PRAUD, Chargée de Recrutement chez ADEIS RH.

Cette optimisation se traduit par une présélection plus qualitative et une réduction des délais de recrutement.

Les cabinets de recrutement s'appuient d'ailleurs systématiquement sur ce document pour structurer leur prestation et garantir une approche méthodique. Le processus devient alors plus fluide et plus efficace.

Garantir la qualité des livrables et délais

Un cahier des charges technique structuré permet d'établir des critères d'évaluation objectifs et mesurables. Il guide les entretiens, oriente les échanges et facilite le choix final. Cette standardisation assure une évaluation équitable entre tous les candidats et renforce la crédibilité du processus auprès des parties prenantes.

Étudier vos besoins : les éléments essentiels du cahier des charges lors d'un recrutement

Analyse fonctionnelle et gestion de projet en amont

Le descriptif de poste débute généralement par une présentation claire de votre entreprise, de son domaine d'activité et de ses enjeux stratégiques. Cette contextualisation permet aux candidats de mieux appréhender l'environnement dans lequel ils évolueront et aux prestataires de mieux cibler leurs recherches sur les réseaux sociaux professionnels.

Incluez également les informations relatives à l'équipe, à la structure hiérarchique et aux interactions avec les autres services. Ces éléments éclairent les compétences nécessaires pour identifier les profils les plus adaptés à votre culture d'entreprise et à votre site internet de recrutement.

Description fonctionnelle détaillée et spécifications techniques du poste dont il est question

La fiche de poste doit faire l'objet d'une description exhaustive. 

Détaillez : 

• Les missions principales et secondaires ; 

• Les responsabilités ; 

• Le niveau d'autonomie attendu ; 

• Les objectifs à atteindre.

Cette précision guide le chargé de recherche dans son travail d'identification des talents via les CVThèques et les réseaux sociaux professionnels.

"Nous attachons une importance particulière à comprendre les enjeux opérationnels de chaque poste, cette compréhension nous permet d'affiner notre recrutement et d'identifier les candidats qui apporteront une réelle valeur ajoutée", Ludivine DROUADAINE, Consultante RH Associée chez ADEIS RH.

Focus sur le cahier des charges et le profil candidat

Distinguez clairement les compétences techniques indispensables, les compétences comportementales recherchées et les éléments différenciants. Cette hiérarchisation aide le chargé de recrutement à prioriser ses recherches et à argumenter ses recommandations.

Précisez le niveau d'expérience souhaité, les diplômes requis, les certifications particulières et les expériences sectorielles valorisées. Ces critères orientent la stratégie de sourcing du cabinet et permettent d'obtenir des résultats optimaux dans la gestion de la paie et l'intégration.

Pour résumer : transparence et attractivité sont les maîtres-mots !

Indiquez le type de contrat, la rémunération envisagée (fixe, variable, avantages), les perspectives d'évolution et les conditions de travail spécifiques. Ces informations facilitent la négociation finale et réduisent les risques de refus d'offre !

Préparer la rédaction : méthodologie d'ADEIS RH pour démarrer son cahier des charges

Premier temps : phase d'analyse et d'immersion

Chez ADEIS RH, nous débutons systématiquement par une analyse du besoin en recrutement approfondie lors d'une rencontre d'immersion. Cette étape permet de comprendre les enjeux stratégiques, organisationnels et humains liés au poste à pourvoir.

"L'immersion dans l'environnement client est fondamentale", précise Gaëtan QUERREC, Directeur Fondateur d'ADEIS RH. "Elle nous permet de saisir les subtilités du poste et d'adapter notre méthodologie en fonction de la typologie du poste, de sa localisation géographique et du secteur d'activité."

Cela permet également de s'appuyer sur notre expertise sectorielle approfondie, que ce soit dans le Médico-social, les Transports, l'Industrie, l'Agroalimentaire, l'Agriculture ou l'Informatique, secteurs que nous maîtrisons parfaitement grâce à 20 années d'expérience terrain.

Second temps : rédaction collaborative et mise en concurrence

La rédaction du cahier des charges et du projet d'annonce doit impliquer tous les acteurs clés : manager direct, RH, direction générale. Cette approche collaborative garantit une vision complète et partagée du besoin.

Organisez des ateliers de travail pour affiner chaque section, validez progressivement les éléments avec les parties prenantes et formalisez les arbitrages pris. Cette méthodologie participative renforce l'adhésion de tous les acteurs au processus de recrutement et joue un rôle déterminant dans la réussite du projet.

Troisième temps : Planifier les étapes selon le type de projet

Votre cahier des charges doit s'adapter à la nature de votre besoin. Pour un recrutement standard, privilégiez une approche détaillée avec multi-diffusion de l'offre d'emploi et recherches CVThèques. Pour des profils rares nécessitant une approche directe, orientez-vous vers des critères plus spécifiques permettant de cibler précisément les candidats en poste.

Dans le cas de recrutements volumétriques ou revêtant un caractère d'urgence, adaptez votre cahier des charges pour intégrer des outils de sélection collectifs et des processus accélérés comme les journées de sélection.

Mise en place d'une collaboration optimale avec un prestataire : mode d'emploi

Définir les fonctionnalités et modalités techniques

Votre contrat de prestation doit préciser les modalités de sourcing et d’évaluation des candidats. Définir clairement les canaux de diffusion souhaités sur les sites emploi les plus pertinents du marché (généralistes et spécialisé), les délais de réponse attendus et les critères de sélection.

"Dans l'optique de s'ouvrir au plus grand nombre de candidats potentiels, nous bénéficions d'un accès illimité à de nombreuses bases de données (CVThèques, réseaux sociaux professionnels) quel que soit le secteur", explique l'équipe ADEIS RH.

Cette solution permet d'optimiser le budget de communication et d'améliorer la visibilité de l'offre.

Établir un cahier des charges pour la gestion des candidatures

Lors de la rédaction du cahier des charges avec notre client, nous définissons le profil recherché au travers de critères de sélection sur CV. Cette étape permet d'harmoniser les attentes et d'optimiser la phase de présélection.

Préciser les éléments rédhibitoires, les critères préférentiels et les éléments à valoriser. Cette granularité guide le chargé de recherche dans son travail de qualification téléphonique et d'évaluation des candidatures, facilitant ainsi l'organisation des entretiens avec les candidats sélectionnés par téléphone.

Fixer le calendrier et les modalités de suivi

Intégrez dans votre cahier des charges les modalités de reporting, la fréquence des points d'avancement et les critères d'évaluation de la prestation. Cette structuration facilite le pilotage de la mission et garantit la qualité du service rendu, permettant de répondre aux besoins spécifiques de chaque projet de formation ou recrutement.

​Contactez-nous et établissons ensemble votre cahier des charges pour votre projet de recrutement.

L'expertise ADEIS RH pour répondre à votre projet

Fort de 20 années d'expérience dans le recrutement, ADEIS RH répond parfaitement aux besoins de votre équipe de projet. Notre équipe de consultants expérimentés, avec une ancienneté moyenne de plus de 10 ans, maîtrise parfaitement les enjeux de cette étape cruciale pour créer une solution de recrutement efficace.

Nos chargés de recrutement et consultants étudient minutieusement toutes les aptitudes principales et annexes que vous recherchez chez vos futurs collaborateurs, à travers un processus testé, approuvé et perfectionné depuis 2004. Cette expertise nous permet de vous proposer un accompagnement sur-mesure, adapté à votre secteur d'activité et à vos enjeux spécifiques.

ADEIS RH possède sa propre base de candidats. Afin de répondre à vos besoins, nous avons bâti une base interne de candidats. Ce vivier est en perpétuelle évolution, aussi nous sommes en mesure de vous faire bénéficier de toute la réactivité nécessaire, notamment au début d'un processus de recrutement.

Comment choisir le meilleur cabinet de recrutement ? Nos conseils !

Évitez les écueils : anticiper les besoins et optimiser votre système

Les erreurs de définition du besoin exprimé

Méfiez-vous des descriptions trop vagues ou au contraire trop restrictives. Un poste "mouton à cinq pattes" décourage les candidats qualifiés, tandis qu'une description floue attire des profils inadéquats.

Notre conseil : Trouvez le juste équilibre en hiérarchisant vos critères et en distinguant l'essentiel du souhaitable pour faciliter la mise en place du recrutement.

Il est important de ne pas confondre descriptif de poste et annonce de recrutement. Le descriptif de poste présente de manière exhaustive les missions, responsabilités, compétences requises et environnement de travail, tandis que l'annonce constitue un outil de communication marketing destiné à attirer les candidats en mettant en avant les éléments les plus attractifs du poste et de l'entreprise. 

Les biais dans l'expression du besoin et la gestion des ressources humaines

Attention aux stéréotypes et aux biais inconscients qui peuvent s'immiscer dans votre cahier des charges ! Vérifiez que vos critères sont objectifs, mesurables et en lien direct avec les compétences requises pour le poste. Cette vigilance contribue à promouvoir la diversité et l'inclusion dans vos recrutements et permet d'optimiser votre marque employeur.

"Nous cultivons une attitude bienveillante avec nos partenaires", souligne notre équipe.

Cette approche nous permet d'identifier et de corriger les éventuels biais présents dans les cahiers des charges de nos clients et de créer une solution adaptée.

Les omissions techniques et contraintes du marché public

N'oubliez pas d'intégrer les aspects réglementaires spécifiques à votre secteur, les contraintes géographiques, les déplacements éventuels et les conditions particulières d'exercice du poste. Ces éléments influencent directement l'attractivité de votre offre et la pertinence des candidatures reçues sur votre site web de recrutement.

Mesurer l'efficacité de votre cahier des charges : suivre les résultats

Critères de succès et indicateurs de performance

Évaluez la qualité de votre cahier des charges à travers plusieurs indicateurs :

• Le nombre de candidatures reçues via votre site internet

• Le taux de présélection 

• La qualité des profils rencontrés

• Le délai de recrutement 

Le taux de réussite à l'intégration.

Ces métriques vous permettent d'ajuster votre approche pour les futurs recrutements et d'optimiser votre solution sirh.

Retour d'expérience et mise à jour continue

Il est recommandé d'organiser systématiquement un débriefing post-recrutement avec tous les acteurs impliqués. Identifiez les points d'amélioration, capitalisez sur les bonnes pratiques et enrichissez votre modèle de cahier des charges pour les prochaines missions.

Cette approche permet de créer une base de connaissances utile pour votre équipe et d'optimiser le déroulement du projet.

Cette démarche d'amélioration continue vous permet de perfectionner progressivement votre méthodologie et d'optimiser vos futurs recrutements en fonction des différentes initiatives et priorités de votre entreprise.